• salmekortelainen

Tekeekö Teams meistä palaveri-robotteja?

Koronan vaikutukset ovat olleet mullistavia monessa yrityksessä. Työ on siirtynyt erilaisiin järjestelmiin. Tiimit tekevät työtä yhdessä ja innostusta yritetään viritellä Teamsissa, mutta onnistuuko se yhtä hyvin kuin livenä? Digiloikka on siirtänyt meidät keskustelemaan milloin missäkin toistemme kanssa. Livenä tapahtuvien kontaktien määrä on vähissä monessa tiimissä ja yrityksessä. Vastausten odotustaso on korkea. Viestejä tulee eri somen kanavista, jotka odottavat vastausta nopealla aikataululla.


Tekeekö tämä meistä luovempia, innostuneempia vai alammeko jo huokaista jokaisen kokouksen alkaessa? Sammuuko innostus jo ensimmäisillä minuuteilla vai jaksammeko innostua yhtä paljon kuin ollessamme kasvokkain keskustelemassa ja ideoimassa? Nämä kysymykset jää nähtäväksi, mutta varmaa on, että väsymystä alkaa hiljalleen näkyä alkuinnostuksen jälkeen.


Temsissa on odotettava vuoroaan. Joku voi jättää kommentoimatta kun ei jaksa olla käsi pystyssä ja odotella muistetaanko minut. Keskustelun käynnistyminen on selvästi hitaampaa. Vuorovaikutus ei toimi ihan yhtä hyvin, koska kamerat voi laittaa pois päältä, jolloin ei myöskään nähdä ilmeitä eikä oman esityksen tai sanojen vaikutuksia. Hiljaisimmat saattavat jäädä hiljaiseksi ja sitä kautta osa ideoista, ajatuksista sekä mielipiteistä jää unholaan. Ei ehkä uskalleta kysyä yhtä paljon. Ei ole taukokeskusteluja, jotka ovat erittäin rakentavia usein kehittämisen kannalta. Keskeyttäjiä saatetaan pitää haasteellisina. Jokainen puhuu vuorollaan. Jaetaan puheenvuoroja, ja kukaan ei huomaa että joku onkin eri mieltä. Ei ehkä uskalleta olla samalla tavalla eri mieltä, koska ei välttämättä näe muiden ilmeistä saako erimielisyys minkäänlaista tukea muilta. Innostuuko muut kysymyksestäni tai kommentistani vai kokevatko muut minut vain aikasyöppönä kokouksessa?


Kuinka moni on oikeasti läsnä? Jos saa pistettyä kameran ja mikin hiljaiseksi, voi sopivasti tehdä muuta siinä samalla. Jaksaako oikeasti keskittyä koko kokouksen tai koulutuksen ajan kuuntelemaan? Kuinka paljon oikeasti sisäistämme asioita pelkän virtuaalisen esityksen kautta? Nämä ovat mielenkiintoisia kysymyksiä ja olen itse herännyt miettimään omaa käyttäytymistäni erilaisissa etäkokouksissa. Tästä varmasti tulee jossain vaiheessa tutkimustuloksia, jonka jälkeen olemme viisaampia vaikutuksista.


Osa viestinnästä on kuitenkin aina sanatonta. Se jää vähälle huomiolle näissä tilanteissa. Koneen kautta tuleva viestintä ei millään korvaa niitä kaikkia eleitä, ilmeitä ja keskusteluja joita live tilanteissa voidaan toteuttaa. Toki voidaan tehdä ryhmätöitä erillisissä huoneissa, mutta kuinka paljon näitä loppujen lopuksi tarkkaan aikataulutettuihin kokouksiin järjestetään.


Tässä muutama tärkeä vinkki, joiden avulla lisäät vuorovaikutusta Teamsissa:


1. Kamerat ovat tärkeitä! Kaikissa kokouksissa olisi tärkeää että jokaisella olisi kamera päällä, joka lisää vuorovaikutuksen mahdollisuutta. Silloin puhuja saa kontaktia muihin osallistujiin paremmin.


2. Tärkeä asia on tauotus. Ihmisen keskittymiskyky on rajallinen myös Teamsissa. Livenäkään kukaan ei pysty kuuntelemaan tuntikausia esityksiä ilman taukoja. Teamsissa tämä korostuu, pidä riittäviä taukoja osallistujille. Tunti alkaa olla maksimi yhteen putkeen, jonka ihmiset jaksavat kerralla. Näin saat huomattavasti paremmin ihmiset keskittymään asiaasi ja tiimit toimimaan vuorovaikutteisemmin.


3. Miksi tämä palaveri on? Tee selkeät tavoitteet siihen, mitä halutaan tässä palaverissa saada aikaiseksi. Voit laittaa ihmiset pohtimaan etenemistä ensin, ja sitä kautta saada oikeita asioita esille sekä ratkaisuja. Palaverin on tunnuttava hyödylliseltä, jotta jaksetaan innostua.


Ei anneta Teamsin tuhota sieluamme ja innostustamme. Säästämme paljon aikaa ja matkustamista Teamsin avulla, joka osittain on hyvä asia. Teamsit ja muut järjestelmät ovat tulleet jäädäkseen työelämäämme. Pelisääntöjä ja innostusta on luotava ja vetäjällä on aina tässä iso rooli. Hänen tehtävänsä on ottaa kaikki huomioon, rakentaa kiinnostava tilaisuus ja motivoida innostumiseen.

Siispä valmistaudutaan hyvin kokouksiin ja ollaan itse aktiivisia sekä energisiä niin pidetään muiden osallistujien mielenkiinto virtuaalikokouksissa yllä ja saadaan kokoukset onnistumaan hyvin.




Calmen HR-palvelut Oy

Salme Kortelainen

CEO, seniorkonsultti

salme.kortelainen(at)calmen.fi
+358 445 075 523

Y-tunnus 2917420-7

Suomi

  • Instagram
  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon