Keinoja hyvään johtamiseen etätyössä
Etätyön johtajalta vaaditaan vuorovaikutustaitoja ja uudenlaista kykyä kohdata työntekijät yksilöllisesti. Vuorovaikutus on välillä haastavaa kasvotustenkin kohdattaessa, puhumattakaan virtuaalisesti. Etätyö ja uudenlainen projektityö ei ole kiinni ajasta eikä paikasta. Ei myöskään johtaminen. Virtuaalisessa työyhteisössä viestit suunnistavat suuntaan ja toiseen riippumatta tekijöiden sijainnista ja kellonajoista. Moni tiimi työskentelee pelkästään koneiden välityksellä, ja globaaleilla tiimeillä aikataulujen yhteensovittaminen saattaa olla aika haasteellista välillä. Voi olla, että kasvokkain kohtaamista tapahtuu vain kerran tai kaksi vuodessa.
Tee tiimin kanssa selkeät pelisäännöt
Työskentely vaatii niin esimieheltä kuin työntekijöiltäkin uudenlaista asennoitumista, varsinkin jos on aiemmin tottunut lähijohtamiseen. Johtaminen on tällöin kaiken a & o. Virtuaalinen työyhteisö ei toimi ilman selkeää johtamista, vaikka työntekijät olisivat kuinka itseohjautuvia. Esimieheltä vaaditaan luottamusta tiimiin ja vastaavasti tiimin on luotettava esimieheen. Etätyöstä on ollut paljon kirjoituksia, että työntekijät kuormittavat etätyössä helposti itseään liikaa ja vapaa-ajan sekä työnteon rajat hämärtyvät. Ei osata katkaista työpäivää samalla tavalla kuin yrityksen tiloista poistuessa. Esimiehellä on siis monenlaisia tehtäviä, ja yksi niistä on tiimin jäsenten jaksaminen sekä puuttuminen jaksamiseen liittyviin ongelmiin riittävän ajoissa. Selkeät pelisäännöt on hyvä olla. Ne ovat avain jaksamiseen sekä hyvään johtamiseen. Pelisäännöt tuovat turvaa tiimin jäsenille, kun kaikki tietävät kuinka tiimissä toimitaan.
Määrittele yhteinen tavoite & panosta toimivaan vuorovaikutukseen!
Vuorovaikutukseen kannattaa kiinnittää erityisesti huomiota aina niin lähi- kuin etäjohtamisessa. Työpaikalla satunnaisia kohtaamisia syntyy kahvinkeittimen lähelle, mutta etäjohtamisessa ne on järjestettävä. Hyvä keino on tehdä keskustelualustalle jatkuva kokous, jonne tiimin jäsenet voi tulla kahvikupposen kanssa juttelemaan milloin vain. Esimiehen kannattaa myös kutsua tiimin jäseniä ainakin kerran viikossa linjoille yhteiselle kahville. Tällaisella epävirallisella jutusteluhetkellä lisätään yhteenkuuluvuuden tunnetta, ja ihmiset haluavat kokea kuuluvansa yhteisöön.
Esimiehen pitää pystyä luottamaan tiiminsä tekemiseen. Siksi pelisäännöt, tavoitteet, deadlinet ovat avainasemassa. Vastaavasti tiimin jäsenten pitää tietää milloin esimies on tavoitettavissa. Milloin hänet löytää linjoilta, koska voi olla yhteydessä. Esimiehen kannattaakin järjestää keskustelua sekä koko tiimin kesken että jokaisen kanssa erikseen. Yksilölliset keskustelut tuovat työntekijälle tunnetta, että hänestä välitetään ja hänen työstään ollaan kiinnostuneita. Saavutettavuudella esimies lisää henkistä läsnäoloa ja tunnetta omasta vastuunkantamisestaan. Esimies koetaan helposti lähestyttäväksi virtuaalisestikin.
Kuuntele, johda ja vaihda ajatuksia
Esimieheltä vaaditaan johtamisen suunnitelmallisuutta. Selkeät aikataulut tavoitettavuudesta, pelisäännöt työprosessin etenemisestä sekä työntekemisestä ja keskittymistä itse johtamiseen. Virtuaalisen tiimin johtaminen on ihmisjohtamista. Vaikka työntekijä olisi kuinka itseohjautuva ja aloitteellinen, tarvitsee jokainen esimiehensä tukea joskus tai tunteen että esimies on saatavilla tarpeen vaatiessa. Esimies saattaa itsekin olla asiantuntija, ja hänellä on tiimissä kaksi roolia. Tämä taas voi johtaa siihen, että aikaa esimiestyölle ei allakoida riittävästi aikaa kalenteriin. Tasapainoilu näiden kahden roolin välillä on toisinaan haastavaa eikä johtaminen onnistu vasemmalla kädellä. Esimiehelle tärkeä taito on oman ajankäytön suunnitelmallinen jakaminen asiantuntijatyön ja johtamisen välillä.
Jotta etätyön tekeminen tiimillä onnistuisi mahdollisimman hyvin, esimies voi antaa palautetta etätyön sujumisesta ja pyytää palautetta ja ideoita itselleen etätyönjohtamisen onnistumiseksi mahdollisimman hyvin. Pitkään jatkuneessa etätyön tekemisessä osaamisen puuteet ja jaksaminen voivat jäädä helposti huomaamatta. Säännöllisellä yhteydenpidolla ja aidolla kuuntelulla huomataan asioita helpommin ja ajoissa.
”Jos toimintasi inspiroi muita haaveilemaan, oppimaan, tekemään ja olemaan enemmän, olet johtaja.” John Quincy Adams
