Työelämä muuttuu kovaa vauhtia nykypäivänä. Jatkuvia muutoksia työelämään ovat tuoneet ja tuovat jatkuva työvoimapula osaajista, joka on rantautunut monille aloille. Lisäksi muutoksia työelämässä aiheuttavat erilaiset kriisit, kuten Korona ja siitä aiheutunut lähityönteon muuttuminen etätyöskentelyksi tai hybridityöksi. Eikä Ukrainan sodan aiheuttama epävarmuus markkinoilla ja hyvinvointivaltion natiseminen liitoksistaan ainakaan paranna tilannetta.
Siispä työelämän kehittämistä ja analysointia, miten yrityksellä menee henkilöstön osalta ei nyt kannata unohtaa.
Ilman henkilöstön työhyvinvointiin vaikuttavien asioiden ja tekijöiden analysointia, emme voi tietää henkilöstön tilaa ja jaksamista jatkuvien muutosten keskellä. Henkilöstön hyvinvointi vaikuttaa suoraan yrityksen tuloksen, joten sitä ei kannata sivuuttaa.
Työterveyslaitoksen tutkimuskatsauksessakin muistutetaan, että suurin osa tuottavuuskasvusta tulee kokonaistuottavuuden kasvusta. Osaaminen on vahvasti kokonaistuottavuuden taustalla, sillä osaava työvoima ottaa paremmin haltuun uudet teknologiat ja työtavat. Työhyvinvoinnilla taas on keskeinen merkitys työyhteisön oppimiselle, työntekijöiden suoriutumiselle ja tavoitteiden saavuttamiselle. Kyse on paljolti siitä, miten tehdä fiksummin asioita työpaikoilla, sanoo johtava asiantuntija Sinimaaria Ranki Työterveyslaitoksesta. Lue lisää https://www.ttl.fi/ajankohtaista/tiedote/kaynnissa-on-suurin-tyoelaman-muutos-vuosikymmeniin
Muun muassa näitä asioita voidaan seurata henkilöstötilinpäätöksen sisältämän henkilöstötuloslaskelman ja -taseen kautta. Henkilöstötuloslaskelman ja -taseen tiedot ovat usein jo olemassa yrityksen käyttämissä järjestelmissä kuten palkka- ja taloushallinnon ja työajanseurannan ohjelmissa. Näistä ja työterveyshuollon tilastoista saadaan hyvin koottua tarvittavat tiedot.
Henkilöstötuloslaskelma - Mitä nämä kulut sitten ovat?
Henkilöstötuloslaskelma pitää sisällään henkilöstöstä aiheutuneet kulut. Näitä kuluja verrataan liikevaihtoon. Henkilöstökuluissa ovat tietysti tehdyn työajan kulut eli palkat ja muut henkilöstöstä aiheutuvat kulut. Lisäksi voidaan eritellä erikseen henkilöstön uusiutumiskulut, kehittämiskulut ja rasittumiskulut.
· Uusiutumiskuluiksi lasketaan vuosilomakulut, vaihtuvuudesta aiheutuvat kuten rekrytoinnin ja perehdytyksen kulut, muut palkallisista vapaista aiheutuvat kulut.
· Henkilöstön kehittämiskulut ovat koulutusten kulut, jotka sisältävät palkat ja koulutuksen kulut. Työterveyshuollon ennaltaehkäisevät kulut, virkistys- ja harrastustoimintaan käytettävät kulut sekä tyky-toiminnan kulut.
· Rasittumiskuluja ovat sairauskulut, ja tässä poissaoloista sekä sairauden hoidosta aiheutuneet kulut. Työtapaturmista aiheutuvat kulut, vanhempainvapaan ajan palkat, työkyvyttömyydestä aiheutuneet eläkekulut isoissa yrityksissä. Mikäli vakuutusyhtiöiltä tai Kelalta on saatu korvauksia, huomioidaan nämä korvaukset henkilöstötuloslaskelmassa, koska ne pienentävät kuluja.
· Koronan aikaan voidaan miettiä myös etätyöstä aiheutuneet mahdolliset investointikulut, joita on jouduttu tekemään esimerkiksi henkilöstön kotityöpisteiden rakentamisen avustamiseen.
Näin saadaan tarkempaa tietoa kuluista sekä voidaan seurata niiden kehittymistä ja muutosta. Muutosta voidaan seurata kulujen muuttumisella sekä mitkä syyt siihen johtavat. Myös erilaisia henkilöstöryhmiä (esimerkiksi asiakaspalvelu, tuotanto, myynti, päällikkö tai erilliset tiimit) voidaan analysoida ja nähdä sitä kautta onko työhyvinvointiin tai –ilmapiiriin tarve tehdä muutoksia. Tiimeittäin on seurattavissa tehokkuusluvut, joiden perusteella voidaan tehdä työvuorosuunnittelua paremmin sekä myös työprosessien toimivuutta.
Henkilöstötase kertoo henkilöstön arvon yritykselle
Henkilöstötaseessa näkyy henkilöstön arvo sekä sen kehitys. Taseen tarkoitus on kertoa osaamisesta ja työkyvystä. Toki nämä asiat voivat olla myös tehty henkilöstökertomukseen, jota monet yritykset käyttävät taseen sijasta.
· Henkilöstön arvossa voidaan huomioida esimerkiksi osaaminen ja sen lisäämisen tarve, rekrytointien tarve ja uuden osaamisen tuoma lisäarvo sekä työkyky. Jos nähdään henkilöstön osaamisen väheneminen tai ammattitaidon vanhenemista, tämä näkyy taseen analysoinnissa ja vähentää arvoa.
· Henkilökunnan vaihtuvuus ja rasittumiskulujen poissaolot vähentävät myös arvoa. Tässä tilanteessa olisi hyvä alkaa miettimään syitä mistä nämä johtuvat. Mitkä seikat, asiat, johtaminen, prosessit vaikuttavat siihen, että henkilökunta vaihtuu tiuhaan tai on paljon poissaoloja.
· Onko rekrytoinnit olleet onnistuneita, entä onko perehdytys ollut riittävää eli käydään keskusteluja henkilöstön kanssa. Voidaan myös lähteä laajemmin tekemään osaamisen urasuunnittelua sekä sen kehittämistä.
· Myös ikärakennetta kannattaa seurata, jos koko henkilöstö on keski-iältään hyvin korkeaa, voi olla että rasittumiskulut myös lisääntyvät tulevaisuudessa. Eri sukupolvien työskentely yhdessä myös lisää osaamisen vaihtoa sekä antaa erilaisia näkemyksiä, kuin vain yhden sukupolven henkilöstö. Minusta on suuri rikkaus, että yrityksessä työskentelee erisukupolvessa kasvaneita ihmisiä.
· Henkilöstön osaamistasoa voidaan analysoida koulutustason, työkokemuksen ja vuorovaikutustaitojen kautta.
· Työkykyä voidaan seurata esimerkiksi työterveyshuollon tekemillä kyselyillä ja selvityksillä. Työviihtyvyys ja toimintakyky lisäävät aina motivaatiota, sitoutuneisuutta sekä työkyvyn säilymistä iän karttuessa. Työterveyshuollolla on myös yleensä ala- ja ammattikohtaisia tilastoja poissaoloista, joita voi käyttää vertailukohteena oman yrityksen lukuihin. Myöhemmin on myös helppo verrata edellisen vuoden lukuihin sekä muutokseen, jolloin pystyy analysoimaan kuinka tehdyt toimenpiteet ovat vaikuttaneet.
En lähde tässä avaamaan tarkemmin varhaisen puuttumisen mallia, mutta se on keino vähentää poissaoloja sekä niiden aiheuttamaa henkilöstöosaamisen arvon pienentymistä. Sairaspoissaolot voidaan jaotella esimerkiksi pituuden mukaan 3-4 eri pituuteen. Jolloin saadaan myös kuvaa lisääntyvätkö lyhyet vai pitkät sairaspoissaolot pidemmän päälle. Työturvallisuuteen liittyvät asiat ovat myös tärkeää selvittää, jos poissaolot lisääntyvät työtapaturmista johtuen tai työoloista.
Kiinnitä huomiota henkilöstön tuottavuuteen ja työkykyyn
Työsuhteissa tuottavuuteen ja osaamisen tasoon vaikuttavat muun muassa työkokemus alalla sekä työsuhteen pituus yrityksessä sekä työtehtävien kehitys. Lisäksi tuottavuuteen vaikuttaa työsuhteiden rakenne: koko- ja osa-aikaiset sekä määräaikaiset ja tilapäiset työsuhteet.
Kiinnittämällä huomiota ja seuraamalla henkilöstön työkykyä ja työhyvinvointia huolehdit henkilöstön tuottavuudesta. Henkilöstön työviihtyvyys ja toimintakyky lisäävät motivaatiota ja työkykyä ja sitä kautta tuottavuutta!
