Heinäkuu on vaihtunut elokuuksi. Monella meistä loma on jo loppunut tai lopuillaan. Katseet ja ajatukset suuntautuvat työhön, mahdollisesti uuden työpaikan hakuun tai yrityksessä tuleviin rekrytointeihin. Jos tarkoituksenasi on käynnistää rekrytointi, pysähdy hetkeksi miettimään rekrytointia kokonaisuudessaan. Osaajien onnistunut rekrytointi rakentuu viidestä asiasta:
tarve – ja osaamismäärittelystä
aikajanasta ja tarpeen suunnittelusta
hallitusta prosessin hoitamisesta
haastatteluista ja esimiehen roolista
rekrytointiprosessin jälkihoidosta.
Rekrytointiprosessiin kuuluu toki paljon muutakin, mutta jos yllä olevat alueet ovat hallinnassa, olet jo onnistuneen lopputuloksen kannalta keskivertoa paremmalla puolella.
Tarve – ja osaamismäärittely
Tarpeen ja osaamisen määritteleminen on tärkein ja vaikein vaihe on, joten keskity tähän huolella ja käytä tavoitemäärittelyyn riittävästi aikaa. Mieti yrittäjänä tai isommassa yrityksessä tiimisi kanssa huolella mitkä ovat yrityksen ja tai tiimisi tavoitteet pitkällä aikavälillä. Miten uusi rekrytoitava henkilö täyttää nämä vaateet tai voi kasvaa täyttämään ne. Mieti millainen henkilö sopii tiimiin ja yrityksen kulttuuriin eli sopiiko hakijan persoona ja arvomaailma yritykseenne. Ovatko hakijan uratavoitteet sopusuhtaisia ja voiko hän ne saavuttaa yrityksessäsi? Miten hakija täydentää jo olemassa olevaa osaamista? Pysyisikö hän yrityksessä kolme tai viisi vuotta?
Etenkin jos olet rekrytoimassa henkilöä avain tehtävään, pitäisi löytää juuri sitä osaamista, joka ratkaisee yrityksen mahdollisen ”ongelman”. Ongelma voi olla esimerkiksi ”Miten tehostamme myynnin prosesseja”? Tavoitteen asettamisessa on keskeistä, mitä hakija on oikeasti tehnyt ja saanut aikaiseksi sekä mitä osaamista hän on tarvinnut aikaansaannoksessa.
Aikajanasta ja tarpeen suunnittelusta
Ennen rekrytoinnin aloittamista kannattaa suunnitella yrityksen toimintaan liittyen lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelma. Kun nämä on mietitty, auttaa suunnitelma valintakriteerien määrittelemisessä tilanteissa, joissa osaaja tarvitaan nopeasti. Suunnitelmaa tehdessä samalla myös varaudut muutoksiin ja työntekijöiden kouluttamiseen ajoissa.
Kun suunnittelet rekrytoinnin käynnistämistä, parhaan tuloksen saat, kun olet määritellyt yrityksesi pitkän ajan tarpeen, pystyt tekemään hallitun rekrytointiprosessin, sitoutat oikeat henkilöt yrityksestäsi, pystyt käyttämään riittävän paljon aikaa rekrytointiin, hyödynnät ja käytät oikeita osaajia joko yrityksen sisältä tai ulkopuolelta ja sitoudut perehdyttämään uuden henkilön kunnolla.
Jos uuden henkilön rekrytoinnissa on kyse ns. avainhenkilöstä käytä rekrytointiin aikaa tarpeeksi – älä hätiköi.
Hallitusta prosessin hoitamisesta
Tarpeen ja osaamisen määrittely
Rekrytoinnin tarkoitus ei ole palkata ihmistä, vaan saada yhteistyössä sovittuja asioita tapahtumaan. Ennen kuin käynnistät rekrytoinnin, määrittele tarvittava osaaminen, mieti millaista osaaja olet hakemassa ja millaisia tavoitteita tuleva osaaja tulee täyttämään, millaisella sopimuksella ja millaiseen työympäristöön ja keiden kanssa hän tulee työskentelemään. Mitä pyrit löytämään? Mihin tulisi päästä?
Hakutapa miten uutta työntekijää haetaan, riippuu tehtävästä – haetaanko ”suorittavan tason henkilöä” vai ”avainhenkilöä”. Hakukanavan määrittää haettavan henkilön tarvittava osaamistaso ja tehtävän tavoitteet. Voidaan käyttää suorahakua, rekrytointia, vuokrausta tai ostaa alihankintaa.
Työpaikkailmoitus
Kilpailu hyvistä hakijoista on kovaa, joten työpaikkailmoitus kanttaa laatia huolella. Hyvä ilmoitus karsii pois ne hakijat, joita yritys ei halua ja saa kiinnostumaan juuri yrityksen kannalta hyvät hakijat. Hyvä hakuilmoitus on yhtä yrityksen jokapäiväisen toiminnan kanssa ja tuo esiin konkreettisia asioita. Näin myös hakijalle välittyy todenmukainen kuva yrityksestä ja tehtävästä. On turha laittaa hakuilmoitukseen: ”Tarjoamme näköalapaikan”, jos et voi konkreettisesti kertoa mitä se tarkoittaa käytännössä.
Kuvaa työpaikkailmoituksessa mm seuraavia asioita:
Kerro tehtävän konkreettiset tavoitteet ja miten uskotte niihin päästävän?
Onko mahdollisuutta urapolkuun, jos työntekijä onnistuu tehtävässään?
Millaisten haasteiden ja asiakkaiden kanssa työntekijä pääsee työskentelemään?
Millaiseen tiimiin työntekijä sijoittuu?
Millainen tuleva esimies on – mistä hänet yrityksessä tunnetaan?
Millainen yritys on? Kehittyminen ja kannattavuus, vakavaraisuus?
Miten yrityksen arvot näkyvät käytännössä?
Mitä muita konkreettisia etuja yrityksellä on tarjottavana tulevalle työntekijälle?
Jos haet vaativaan asiantuntijatehtävään henkilöä ja alan hyvistä osaajista kysyntä on suurempaa kuin tarjonta - älä silloin tarjoa liian suppeaa rajattua tehtävää, vaan mahdollisuutta rakentaa hakijalle urapolku. Eri ihmisiä motivoi eri asiat, jolloin heillä on eri veto- ja työntötekijät.
Mediat
Mediat missä avoin työpaikka julkaistaan kannattaa harkita jokaisen haun kohdalla erikseen ja hyödyntää somea. Avoimen työpaikkailmoituksen julkaisuajankohta ja hakuajan pituus kannattaa miettiä aina jokaisen haun tarpeen ja ajankohdan mukaan.
Hakemusten käsittely ja esikarsinta
On hyvä pitää mielessä, että rekrytointiprosessiin osallistuvat vain ne henkilöt, jotka on siihen valittu ja ovat olleet tavoitteen määrittelyssä mukana. Pyri pitämään rekrytointiprosessiin osallistuva porukka samana koko prosessin ajan. Rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden kokoonpano riippuu avoimesta tehtävästä ja sen vaativuudesta.
Rekrytoinnin käynnistyessä kannattaa päättää kuka hoitaa rekrytointiprosessia tai sen osa-alueita:
Kuka laatii ja viimeistelee hakuilmoituksen?
Kuka varaa mediapaikat ja julkaisee hakuilmoituksen eri medioissa?
Kuka vastaanottaa hakemukset?
Kuka vastaa lisätietoihin kysyjille?
Kuka läpikäy hakemukset ja tekee esikarsinnan?
Kuka lähettää tarvittaessa esitehtävät haastatelluille?
Kuka varaa haastatteluajat ja -paikat?
Kuka tai ketkä haastattelevat?
Kuka hoitaa mahdolliset soveltuvuusarvioinnit ja varaa ajat?
Kuka tarkistaa suositukset?
Kuka viestii hakijoille koko rekrytointiprosessin ajan prosessin kulusta?
Kun ylläolevista asioista on sovittu etukäteen kuka hoitaa ja mitä, on rekrytointiprosessin hallinta ja aikatauluttaminen helpompaa. Prosessi etenee sujuvasti ja kaikki asiat tulevat hoidettua kunnolla ja ajallaan. Hyvin hoidettu rekrytointiprosessi luo positiivista työnantajamielikuvaa hakijoille.
Haastattelut ja esimiehen vastuu
On paljon asioita, joita et voi nähdä hakemuksesta, CV:stä tai LinkedIn-profiilista. Haastattelun merkitys rekrytointiprosessissa on hyvin suuri. Vaikka tekisit haastattelun, kuinka hyvin tahansa, voit silti epäonnistua siinä. Näin ollen haastatteluun kannattaa valmistautua hyvin, hyvän yöunen saamisesta alkaen.
Henkilökohtainen haastattelu on ylivoimaisen tärkeä osa onnistunutta rekrytointia. Jos yrityksen rekrytoivalla esimiehellä itsellä ei ole paljon kokemusta rekrytoinneista eikä yrityksessä ole omaa HR:ää tukena, on turvallisempaa onnistuneen lopputuloksen kannalta tehdä rekrytointi ja haastattelut yhteistyössä ammattitaitoisen konsultin kanssa, joka tekee haastatteluita työkseen. Toimeksiannon yhteydessä yrityksen kannattaa käydä syvällinen keskustelu konsultin kanssa mitkä ja millaiset ovat yrityksen rekrytoinnin tarpeet, kyvyt ja osaaminen. Mitä yritys tarvitsee, jotta osaaminen on kunnossa.
Haastattelu on aina parempi tehdä niin että kaikki haastattelijat ja haastateltava ovat samassa tilassa. Näin pystytään parhaiten lukemaan haastateltavaa myös ”rivien välistä” ja lukemaan myös sanattomat viestit. Kysymyksiä on hyvä olla tarpeeksi, jotta nähdään miten henkilö vastaa ja reagoi kysymyksiin. Olennaista on nähdä hakijan kyky kehittyä ja motivaatio sekä tarmo saada oikeita asioita aikaiseksi. On hyvä muistaa, että ihan kaikkea ei voi haastateltavalta kysyä. Eettisesti väärät kysymykset tulee jättää kysymättä ja kunnioittaa haastateltavan yksityisyyttä.
Rekrytointivastuu on aina esimiehellä ja vastuuta ei kannata ulkoistaa. Tämä tarkoittaa, että rekrytoiva esimies haastattelee itse tai on mukana haastattelemassa loppusuoralle päässeet 3-5 kandidaattia. Rekrytoiva esimies tekee itse valinnan. Toki muut haastatteluihin osallistuneet kertovat omat arvionsa haastatelluista ja ehdokkaista.
Haastattelu on yrityksen käyntikortti
Haastattelussa on hyvä pitää mielessä, että haastattelu ja haastattelijat ovat yrityksen ”käyntikortti”. Haastateltava tarkkailee samalla tavalla haastattelussa haastattelijoiden käytöstä kuin haastattelijatkin haastateltavan. Haastateltava voi haastattelun aikana havainnoida miten haastattelijat toisiaan haastattelussa kohtelevat ja millainen yrityksen toimintakulttuuri haastattelun aikana nousee esiin.
Rekrytointiprosessin jälkihoidosta
Rekrytointiprosessi ei pääty parhaan kandidaatin valintaan ja ilmoitukseen hakijoille, että valinta on tehty, kiitos mielenkiinnostanne. Jonkun tutkimuksen mukaan henkilön sitoutuminen yritykseen on suurimmillaan juuri työsopimuksen kirjoittamisen jälkeen, josta sitoutuminen hiljalleen alkaa laskemaan.
Ennen uuden henkilön aloittamista uudessa tehtävässä yrityksen kannattaa vahvistaa henkilön sitoutumista ja edistää positiivista työnantajakuvaa pitämällä yhteyttä tulevaan työntekijään ja hoitamalla käytännön asiat kuntoon valmiiksi. Kun asiat ovat kunnossa (työpiste, läppärit, kulkuluvat, työvaatteet yms.) uuden henkilön aloittaessa yrityksessä, luo tämä positiivista kuvaa yrityksestä ja uuden henkilön töiden aloittaminen sujuu kitkatta. Uusi henkilö kokee olevansa tervetullut uuteen työyhteisöön ja yritykseen.
Rekrytoinnin jälkeen alkaa uuden henkilön perehdytysjakso. Onnistuneen, pitkäkestoisen ja vuorovaikutteisen perehdytysprosessin tavoitteena on luoda edellytykset ja halu valitulle henkilölle menestykselliseen työskentelyyn yrityksessä. Hyvin hoidettu perehdytysprosessi nopeuttaa uudella henkilöllä tehtävien haltuunottoa.
