Yrityksen tuloslaskelma kertoo yrityksen tuloksen, niin myös henkilöstötuloslaskelma kertoo kokonaiskulut henkilöstön osalta. Tase kertoo yrityksen omaisuuden, ja henkilöstötase henkilöstön arvon ja sen kehityksen. Henkilöstötase tuo näkyväksi myös henkilöstön osaamisen ja työkyvyn. Joten nämä kannattaa sisällyttää henkilöstötilinpäätökseen. Koen itse järkeväksi analysoida aina tilannetta, koska se antaa eväät kehittää kilpailukykyä ja nähdä tilanne realistisesti. Siksi kannustan kaikkia tekemään henkilöstötilinpäätöksen ja analysoimaan henkilöstötaseeseen nykytilanteen.
Henkilöstötuloslaskelmassa eritellään tarkemmin henkilöstöstä aiheutuneet kulut kuin pelkässä yrityksen tuloslaskelmassa, jossa ne ovat yleensä korkeintaan muutamalla kohdalla kerrottu kokonaiskuluna. Tämä auttaa myös vuosittain tilanteen seuraamisessa paremmin, jos henkilöstökuluihin tulee oleellisia muutoksia. Lisäksi päästään vertaamaan kuluja liikevaihtoon, ja myös tulokseen sekä tuottavuuden kehittymiseen.
Mitä nämä kulut sitten ovat?
Henkilöstökuluissa ovat tietysti tehdyn työajan kulut eli palkat ja muut henkilöstöstä aiheutuvat kulut. Lisäksi voidaan eritellä erikseen henkilöstön uusiutumiskulut, kehittämiskulut ja rasittumiskulut.
Uusiutumiskuluiksi lasketaan vuosilomakulut, vaihtuvuudesta aiheutuvat kuten rekrytoinnin ja perehdytyksen kulut, muut palkallisista vapaista aiheutuvat kulut. Henkilöstön kehittämiskulut ovat koulutusten kulut, jotka sisältävät palkat ja koulutuksen kulut. Työterveyshuollon ennaltaehkäisevät kulut, virkistys- ja harrastustoimintaan käytettävät kulut sekä tyky-toiminnan kulut.
Rasittumiskuluja ovat sairauskulut, ja tässä poissaoloista sekä sairauden hoidosta aiheutuneet kulut. Työtapaturmista aiheutuvat kulut, vanhempainvapaan ajan palkat, työkyvyttömyydestä aiheutuneet eläkekulut isoissa yrityksissä. Mikäli vakuutusyhtiöiltä tai Kelalta on saatu korvauksia huomioidaan nämä korvaukset henkilöstötuloslaskelmassa, koska ne pienentävät kuluja.
Koronan aikaan voidaan miettiä myös etätyöstä aiheutuneet mahdolliset investointikulut, joita on jouduttu tekemään esimerkiksi henkilöstön kotityöpisteiden rakentamisen avustamiseen.
Näin saadaan tarkempaa tietoa kuluista sekä voidaan seurata niiden kehittymistä ja muutosta. Muutosta voidaan seurata kulujen muuttumisella sekä mitkä syyt siihen johtavat. Myös erilaisia henkilöstöryhmiä (esimerkiksi asiakaspalvelu, tuotanto, myynti, päällikkö tai erilliset tiimit) voidaan analysoida ja nähdä sitä kautta onko työhyvinvointiin tai –ilmapiiriin tarve tehdä muutoksia. Tiimeittäin on seurattavissa tehokkuusluvut, joiden perusteella voidaan tehdä työvuorosuunnittelua paremmin sekä myös työprosessien toimivuutta.
Henkilöstötase kertoo henkilöstön arvon yritykselle
Henkilöstötaseessa näkyy henkilöstön arvo sekä sen kehitys. Taseen tarkoitus on kertoa osaamisesta ja työkyvystä. Toki nämä asiat voivat olla myös tehty henkilöstökertomukseen, jota monet yritykset käyttävät taseen sijasta.
Henkilöstön arvossa voidaan huomioida esimerkiksi osaaminen ja sen lisäämisen tarve, rekrytointien tarve ja uuden osaamisen tuoma lisäarvo sekä työkyky. Jos nähdään henkilöstön osaamisen väheneminen tai ammattitaidon vanhenemista, tämä näkyy taseen analysoinnissa ja vähentää arvoa. Henkilökunnan vaihtuvuus ja rasittumiskulujen poissaolot vähentävät myös arvoa. Tässä tilanteessa olisi hyvä alkaa miettimään syitä mistä nämä johtuvat. Mitkä seikat, asiat, johtaminen, prosessit vaikuttavat siihen, että henkilökunta vaihtuu tiuhaan tai on paljon poissaoloja. Onko rekrytoinnit onnistuneita, perehdytys riittävää eli käydä keskusteluja henkilöstön kanssa sekä lähteä laajemmin tekemään osaamisen urasuunnittelua sekä sen kehittämistä.
Myös ikärakennetta kannattaa seurata, jos koko henkilöstö on keski-iältään hyvin korkeaa, voi olla että rasittumiskulut myös lisääntyvät tulevaisuudessa. Eri sukupolvien työskentely yhdessä myös lisää osaamisen vaihtoa sekä antaa erilaisia näkemyksiä kuin vain yhden sukupolven henkilöstö. Minusta on suuri rikkaus, että yrityksessä työskentelee erisukupolvessa kasvaneita ihmisiä.
Henkilöstön osaamistasoa analysoidaan koulutustason, työkokemuksen ja vuorovaikutustaitojen kautta. Työkykyä voidaan seurata esimerkiksi työterveyshuollon tekemillä kyselyillä ja selvityksillä. Työviihtyvyys ja toimintakyky lisäävät aina motivaatiota, sitoutuneisuutta sekä työkyvyn säilymistä iän karttuessa. Työterveyshuollolla on myös yleensä ala- ja ammattikohtaisia tilastoja poissaoloista, joita voi käyttää vertailukohteena oman yrityksen lukuihin. Myöhemmin on myös helppo verrata edellisen vuoden lukuihin sekä muutokseen, ja pystyy analysoimaan kuinka tehdyt toimenpiteet ovat vaikuttaneet.
En lähde tässä avaamaan tarkemmin varhaisen puuttumisen mallia, mutta se on keino vähentää poissaoloja sekä niiden aiheuttamaa henkilöstöosaamisen arvon pienentymistä. Sairaspoissaolot voidaan jaotella esimerkiksi pituuden mukaan 3-4 eri pituuteen. Jolloin saadaan myös kuvaa lisääntyvätkö lyhyet vai pitkät sairaspoissaolot pidemmän päälle. Työturvallisuuteen liittyvät asiat on myös tärkeää selvittää, jos poissaolot lisääntyvät työtapaturmista johtuen tai työoloista.
”Paras tapa ennustaa tulevaisuus on luoda se.” Peter Drucke
