Kohta on tilinpäätöksen aika monella yrityksellä. Samalla tavalla kuin talouslukuja arvioidaan, voidaan henkilöstön tilannetta analysoida tekemällä henkilöstötilinpäätös johtamisen tueksi.
Henkilöstötilinpäätös on apuväline henkilöstön osaamisen ja rakenteen kehittämiseksi tulevaisuuden tarpeisiin. Sen avulla voidaan selvittää esimerkiksi henkilöstön rakenne, työajan käyttö, osaaminen, poissaolot, teholuvut ja osaamisen kehittyminen. Työhyvinvointi ja työilmapiirin analysointi kannattaa sisällyttää henkilöstötilinpäätökseen.
Miksi tämä kannattaa tehdä näin vuoden lopuksi?
Henkilöstön toimintakyky näkyy yrityksen tuloksessa ja kannattavuudessa. Henkilöstö on yrityksen tärkeää omaisuutta ja voimavara. Seuraamalla ja analysoimalla henkilöstötilannetta, saadaan apuja ennakoivasti strategisiin tarpeisiin sekä toiminnan jatkuvuuden ja kilpailukyvyn kehittämiseen. Yksinkertaisesti tiedetään, tarvitaanko lisää porukkaa, puuttuuko jotain osaamista tai lisääntyykö jonkin osaamisen tarve asiakaskunnalla. On helpompi suunnitella seuraavan vuoden tavoitteita ja strategisia ratkaisuja, kun tietää missä mennään ja mihin resurssit riittävät sekä taipuvat. Nähdään myös millaisia toimenpiteitä olisi hyvä suunnitella työhyvinvoinnin kehittämiseksi ja mitä mahdollisuuksia osaava henkilöstö tuo liiketoiminnan laajentamiseen tai muuttamiseen. Tämä kaikki voidaan tehdä ennakoivasti eikä vasta kun tarve on jo realisoitunut sekä aiheuttaa toimitus- ja toimintavaikeuksia.
Säännöllisesti tehtynä säilyy vertailtavuus
Jos tekee henkilöstötilinpäätöksen säännöllisesti vuosittain, voi verrata tilannetta edelliseen vuoteen ja sitä kautta rakentaa pitkäjänteistä henkilöstöpolitiikkaa. Voi myös verrata omia tunnuslukuja muihin saman toimialan yrityksien lukuihin ja missä yrityksessä tällä hetkellä mennään. Lukuja voit kysellä esimerkiksi työnantajaliitosta ja työterveyshuollosta.
Mistä sisältöä henkilöstötilinpäätökseen?
Tiedot yleensä löytyvät jo olemassa olevista yrityksen järjestelmistä. Henkilöstön tekeminen löytyy taloushallinnon ja työajanseurannan ohjelmista. Konkreettisia asioita nähdään myös maksetuista palkoista. Mittarit pitää miettiä mitä haluaa tietää. Näiden mittareiden kautta voidaan koota tarpeelliset tiedot. Tämän jälkeen voidaan peilata tilannetta tavoitteisiin nähden sekä taloudellisiin tulosmittareihin.
Mennyttä kautta kannattaa tarkastella tulevaa kautta varten
Kun mennyttä vuotta tarkastellaan, niin nähdään pitäisikö jotain alkaa seurata, mitä ei ole vielä seurattu. Jos esimerkiksi ei ole riittävää työajanseurantaa, olisiko tarvetta kehittää sellainen? Jos tavoitteena on tietty kannattavuus, ja se ei toteudu. Voidaan lähteä katsomaan, onko hinnoittelun osalta kannattavuus kohdallaan. Entä työhön käytettävät ajat eli laskutettavan työn osuus tai liiketoimintaan käytettävän henkilöstön työn osuus eli päästäänkö tarvittavaan tehokkuuteen. Jos ei päästä, mistä se johtuu. Onko työmäärät mitoitettu oikein, onko resurssit riittävät ja toimiiko työprosessit vai onko niissä kehitettävää. Työhyvinvoinnin ja työilmapiirin kartoitus on hyvä tehdä samalla. Mikä meillä on hyvin ja missä koetaan kehitettävää.
Henkilöstötilinpäätös on hyvä käydä henkilöstön kanssa läpi. Mikäli tulos tuo esille korjaavien liikkeiden tarpeita, voidaan lähteä yhdessä kehittämään ja miettimään kuinka korjaavat toimenpiteet toteutetaan. Tästä aiheesta asiaa olisi vielä enemmänkin, mutta jatketaan seuraavassa postauksessa.
Osallistamalla henkilöstöä mukaan kehittämään edistetään työhyvinvointia ja sitoutetaan työntekijöitä.
